Comment optimiser la productivité dans un environnement de travail flexible

Hybride, agile, distribué ? Il existe de nombreux modèles de conception du lieu de travail. Ce que nous savons, c’est que la pandémie de COVID-19 a modifié de façon permanente les attentes du personnel à l’égard du lieu de travail, en mettant fortement l’accent sur un mode de travail plus flexible.

La création d’un environnement de travail flexible et productif nécessite un changement dans la façon de penser de l’organisation qui ne se produit pas par magie une fois que vous avez réaménagé votre espace de travail, déployé des ordinateurs portables et mis en œuvre une politique de travail à domicile. Dans cet article, il sera question de vous montrer comment optimiser la productivité dans un environnement de travail flexible.

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Concevoir un environnement de travail flexible

La conception et la mise en œuvre d’un environnement de travail flexible efficace exigent que le lieu, la technologie, les pratiques et les personnes soient interconnectés. Pour optimiser la productivité et l’efficacité, vous devez d’abord définir clairement les objectifs de votre organisation à un niveau stratégique.

En réponse au nombre croissant de travailleurs à distance, une variété d’espaces de travail flexibles est apparue dans les villes européennes. Qu’il s’agisse d’espaces communs gratuits ; comme des cafés adaptés aux ordinateurs portables ou de services de co-working payants qui proposent des zones d’espace chaud et des salles de réunion, il existe aujourd’hui de nombreuses options pour les travailleurs à distance.

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En tant que responsable, s’assurer que les employés disposent d’un environnement de travail productif est également une considération majeure lors de l’élaboration d’une politique de travail flexible. S’assurer que les travailleurs flexibles disposent d’environnements de travail productifs est crucial pour le succès de toute politique de travail flexible, et fournir aux employés des abonnements à des espaces de co-working abordables peut être une solution très efficace.

Introduire des politiques claires

La technologie a joué un rôle fantastique dans l’essor du travail flexible. Cependant, cette même technologie qui facilite la connectivité numérique instantanée avec les collègues et les clients contribue également à accroître le sentiment d’anxiété des travailleurs.

Les employés pouvant travailler n’importe où et n’importe quand, les entreprises doivent établir des politiques claires en ce qui concerne l’utilisation des appareils mobiles, afin de s’assurer que les travailleurs flexibles ne travaillent pas systématiquement plus d’heures que nécessaire.

Il est important de gérer les attentes concernant les délais de réponse aux courriels, en particulier pendant la nuit, les week-ends et les vacances. De même, les appareils intelligents étant parfois une source de distraction, il est essentiel de s’assurer que tous les employés comprennent les attentes de l’entreprise.

Suivi des tâches

Une autre préoccupation fréquente concernant la gestion d’une main-d’œuvre flexible est qu’il sera plus difficile de suivre les progrès des employés sur des tâches et des projets spécifiques à distance. Pour y remédier, assurez-vous que votre équipe utilise en toute confiance des outils de collaboration tels que Google Docs pour rester synchronisée avec ses collègues, qu’ils soient au bureau ou qu’ils travaillent à distance.

Ces outils peuvent également permettre aux dirigeants de superviser les progrès de leurs employés sur une tâche spécifique et d’indiquer aux membres de l’équipe les actions qui doivent être prioritaires. Ils peuvent également aider à identifier les retards, être utilisés pour planifier les projets à venir et être utiles aux dirigeants qui veulent s’assurer que leurs employés se sentent intégrés.

Établir la confiance

L’instauration d’une culture de soutien et de confiance est également essentielle à la réussite d’une politique de travail flexible. Souvent, les employés hésitent à adopter des pratiques de travail flexible s’ils ne sont pas soutenus et encouragés par les cadres supérieurs de leur entreprise.

Pour y remédier, les employeurs doivent s’assurer que les politiques de travail flexible sont claires, concises et mises en œuvre du haut vers le bas, car les employés sont plus susceptibles d’adhérer au travail flexible si leurs supérieurs adoptent le concept sans réserve.

Les travailleurs flexibles doivent également se voir assigner des objectifs clairs dès le départ. Prévoir des rendez-vous réguliers dans la journée pour vérifier les progrès accomplis est un bon moyen de gérer la transition vers le travail flexible et de veiller à ce que la productivité soit maintenue.

Favoriser la communication entre les membres de l’équipe

Un autre aspect important de la réussite d’un environnement de travail flexible est la communication entre les membres de l’équipe. Dans un contexte où les employés peuvent travailler à distance ou en déplacement, vous devez avoir des fonctionnalités telles que le partage instantané de fichiers qui facilitent ainsi la collaboration entre collègues à distance. Les managers doivent encourager leur utilisation pour faciliter le flux d’informations et garantir qu’aucune information importante ne soit perdue en route.

Il peut être utile d’organiser des événements sociaux informels en personne lorsque cela est possible, afin que les membres de l’équipe puissent se rencontrer et renforcer leurs liens professionnels. Ces événements créent souvent un sentiment encore plus fort d’appartenance à l’équipe après avoir passé des moments conviviaux ensemble.

Utiliser des outils de collaboration en ligne pour une meilleure coordination

Pour faciliter la coordination entre les membres de l’équipe dans un environnement de travail flexible, pensez à la visioconférence. Les réunions virtuelles sont aussi très utiles dans ce type d’environnement. Les managers peuvent ainsi organiser des réunions virtuelles régulières afin que tous les membres aient l’occasion de communiquer ensemble face à face, renforçant ainsi le sentiment d’appartenance à l’équipe.

Il peut être judicieux pour les entreprises pratiquant un environnement de travail flexible et ayant plusieurs bureaux situés dans différents endroits géographiques d’utiliser une plateforme telle qu’un intranet ou un portail web interne accessible uniquement par mot de passe. Cela permet à tous les salariés dispersés sur différentes localités, notamment ceux travaillant depuis leur domicile ou un lieu distant, y compris ceux en mission itinérante, de savoir ce qui se passe partout avec un minimum d’effort, sans avoir besoin de faire appel constamment au service des ressources humaines ou à un autre département logistique.