Réussir la mise en place d’un système de gestion de stock

Le système de gestion des stocks est essentiel pour les entreprises, en particulier celles qui doivent gérer une grande variété de produits. La connaissance de l’emplacement des références permet de limiter les erreurs et les retards dans les missions de stockage et la préparation des commandes.

Avec un bon système de gestion des stocks, vous pourrez estimer la quantité de produits nécessaires pour fournir des services, garantir que les marchandises sont distribuées dans les délais et faire face aux imprévus. Voici comment mettre en place un système de gestion de stock.

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À propos du système de gestion des stocks

Un système de gestion des stocks est un ensemble de normes et procédures permettant de déterminer avec précision le nombre de marchandises en stock. Le fait de connaitre les produits sur le point d’être épuisés, vous pourrez prévoir le réapprovisionnement à l’avance et réduire les risques de ruptures de stock.

En outre, l’enregistrement des livraisons entrantes et sortantes permet aux entreprises de définir le niveau de rotation de chaque produit et élaborer des stratégies d’approvisionnement.

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De même, le contrôle des stocks vous aide à repérer les écarts entre le stock physique et le stock théorique. De plus, vous pourrez non seulement identifier les marchandises utiles à vos activités quotidiennes, mais aussi calculer le stock de sécurité nécessaire pour faire face à d’éventuelles hausses de la demande.

Systèmes de gestion des stocks : typologie

Chaque entreprise utilise un système de gestion des stocks spécifique, conforme à son activité, ses produits et ses flux. Celui-ci varie selon la nature des marchandises (matières premières ou produits finis) et la chaine logistique (marchandises stockées ou circulant dans le réseau de distribution).

Selon la fréquence de contrôle, il existe différents systèmes de gestion des stocks.

L’inventaire périodique : effectué manuellement à intervalles réguliers (mensuel, trimestriel, semestriel, annuel).

Les inventaires permanents : la numérisation permet de mettre à jour en temps réel le volume de marchandises et d’assurer ainsi un contrôle strict des stocks.

Le choix entre un système de gestion des stocks ou un autre système dépend de la taille de votre activité, du flux interne de marchandises, des ressources à disposition et du volume de stock.

Processus d’évaluation pour la mise en œuvre d’un WMS

Pour de nombreuses entreprises, l’évaluation et l’implémentation d’un système de gestion des stocks peut être un processus décourageant. De nos jours, ce genre de système doit pouvoir faire plus que gérer et organiser les stocks. En effet, il est impératif qu’il puisse optimiser les procédures de stockage et la logistique, limiter les coûts et assurer la transparence des processus. Les meilleurs systèmes sont aussi orientés vers l’avenir, flexibles et ouverts aux développements futurs.

Les étapes suivantes doivent être suivies pour la mise en œuvre d’un système de gestion de stock :

• Préparer un cahier des charges comprenant les process futurs, les procédures clés et les exigences organisationnelles.
• Planifier un processus de sélection pour trouver un fournisseur de système de gestion de stock.

Pour les processus simples, des modules ERP peuvent être envisagés. Pour les cas plus complexes, un SG/WMS d’un fournisseur réputé est l’option la plus pratique et la plus abordable.

• La procédure d’appel d’offres avec visite du site logistique et explications du cahier de charge transmis.
• Confrontation et évaluation des offres selon des critères.
• Présélection de quelques fournisseurs, présentation, évaluation.
• Choix final, organisation du projet et préparation du contrat.

Les avantages d’un système de gestion de stock efficace

L’implémentation d’un système de gestion de stock efficace peut apporter des avantages significatifs pour une entreprise. Voici quelques-uns des bénéfices les plus importants que vous pouvez espérer en adoptant un tel système :

• Amélioration de l’efficacité opérationnelle : un WMS bien conçu peut réduire le temps nécessaire aux processus manuels et automatisés, éliminant ainsi la redondance des tâches.
• Réduction des coûts : la gestion précise et optimisée des stocks entraîne souvent une diminution du nombre d’erreurs, ce qui évite les perturbations dans la production ou la livraison.
• Meilleure satisfaction client : des systèmes fiables permettent une meilleure traçabilité logistique, offrant à vos clients un service amélioré avec moins d’incidents concernant les commandes non respectées ou les problèmes avec leurs produits.
• Intelligence Business accrue : les dernières solutions de WMS disposent souvent de tableaux de bord personnalisables fournissant aux utilisateurs un aperçu complet sur toutes sortes d’indicateurs clés (KPI) liés au fonctionnement global du système.

En plus de ces avantages tangibles, il y a aussi ceux qui sont intangibles mais tout aussi importants. Par exemple, un bon environnement professionnel est essentiel pour renforcer l’esprit d’équipe et encourager l’innovation. Lorsque votre personnel dispose d’un outil fiable pour gérer leur travail quotidien sans stress inutile, cela peut conduire à une meilleure communication et collaboration au sein de votre entreprise.

En somme, un système de gestion efficace des stocks est crucial pour toutes les entreprises. Les avantages sont nombreux et peuvent être ressentis dans tous les domaines où le stock joue un rôle important : production, distribution ou vente au détail. En envisageant l’adoption d’un WMS moderne, vous pouvez transformer vos processus existants en quelque chose qui répond aux exigences modernes avec plus d’efficacité tout en stimulant la croissance future de votre entreprise.

Les erreurs à éviter lors de la mise en place d’un système de gestion de stock

La mise en place d’un système de gestion de stock peut sembler simple sur papier, mais dans la pratique, cela peut être beaucoup plus complexe. Les erreurs peuvent être coûteuses et retarder la réussite du projet. Voici quelques-unes des erreurs les plus courantes à éviter lors de l’implémentation d’un WMS :

• Ne pas impliquer les parties prenantes clés : La mise en place d’un nouveau système affectera toutes les parties prenantes au sein de votre entreprise • du personnel aux clients. Il est crucial de consulter ces personnes tout au long du processus pour s’assurer que leurs besoins sont pris en compte.

• Ignorer la formation : Lorsque vous introduisez un nouveau système, vous devez expliquer comment fonctionne le WMS et comment il va changer leur travail quotidien.

• Sous-estimer l’importance des données exactes : Si vos systèmes sont remplis d’incohérences ou de détails incorrects concernant votre inventaire actuel ou passé, alors votre nouveau WMS ne sera pas en mesure de fournir une solution efficace.

• Manquer une planification adéquate : Une planification insuffisante pourrait entraîner la sous-utilisation du potentiel offert par le WMS ou même son échec total.

• Se concentrer uniquement sur le court terme : Un bon système doit être capable non seulement de répondre aux exigences actuelles mais aussi d’anticiper les tendances futures. Vous devez également penser aux besoins futurs.

Lorsque vous choisissez un système de gestion de stock, vous devez vous tourner vers des entreprises spécialisées dans le secteur. Les fournisseurs expérimentés offrent souvent une gamme d’options personnalisables qui peuvent être adaptées à vos besoins spécifiques. Le choix du bon prestataire peut aider à éviter les erreurs ci-dessus et garantir une mise en place réussie du WMS.

La mise en place d’un système efficace de gestion des stocks nécessite une planification soigneuse et l’implication de toutes les parties prenantes. Il faut veiller à ne pas faire d’erreurs courantes lors du processus pour éviter tout impact négatif sur les résultats finaux. Choisir un bon fournisseur sera essentiel pour atteindre des résultats optimaux dans votre entreprise.